3.9 MENERAPKAN PROSEDUR KEGIATAN RAPAT (TELECONFERENCE)
3.9 MENERAPKAN PROSEDUR KEGIATAN RAPAT
(TELECONFERENCE)
Teleconference atau telekonferensi atau
teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya
dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem
telekomunikasi. Teleconference adalah pertemuan
yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau
koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference)
atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta
konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana
pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard
yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi
aplikasi. Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena
menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan
data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf,
teletip, radio, dan televisi.
Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui
telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan
untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah
peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conferenceatau konferensi juga
bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin
kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensiatau teleconference tersebut.
Teknologi
video conference ini sangat efisien bagi perusahaan, terutama yang memiliki
cabang-cabang perusahaan yang letaknya cukup jauh. Hal ini dikarenakan
tekhnologi ini mengurangi biaya perusahaan yaitu biaya perjalanan untuk
keperluan rapat atau pertemuan, biaya penginapan, konsumsi dll. Selain itu
tekhnologi video conference ini dapat memungkinkan orang yang tidak dapat
berpergian dapat saling berkomunikasi secara tatap muka.
PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT
1. Persiapan
a. Menyiapkan
rencana
b. Menyiapkan
agenda rapat
c. Menyiapkan
kertas kerja
d. Menyiapkan
pembicara/peserta
e. Menyiapkan
perlengkapan rapat
2. Pelaksanaan
a. Pembukaan
b. Tata tertib
rapat
c. Pengendalian
d. Mengatur
waktu
e. Pengambilan
keputusan
f.
Penutupan rapat
3. Laporan dan
evakuasi
a. Pelaporan
·
Lengkap, jelas dan singkat
·
Pembuat laporan harus mengikuti rapat
·
Isi jam/tanggal, jumlah peserta, siapa pembicaranya,
pokok pembicaraan keputusan
b. Evaluasi
·
Dilakukan bersama panitia/pengurus
·
Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari
persiapan, pelaksanaan, dan hasil
Makasih
BalasHapus