3.11 MENGEVALUASI PENGGUNAAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
3.11 MENGEVALUASI PENGGUNAAN TEKNOLOGI
PERKANTORAN
Manajemen perkantoran adalah rangkaian
aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan
mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam
perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan
menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat
komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan
kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor
virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan
dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk
mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain
itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi
yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami
perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi
informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna
informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun
perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia
dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Informasi
dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku
atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa
informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat
pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber
informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam
pengelolaan informasi tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi
Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam
perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung
berlangsungnya aktifitas perkantoran.
Ada tiga komponen utama teknologi
informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
1.
Komputer,
yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang
besar dan sangat cepat.
2.
Mikro
elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang
rumit.
3.
Telekomunikasi
adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Peranan
Teknologi Informasi
Adanya kemajuan teknologi, khususnya
teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor.
Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat
dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan
kantor.
1. Penanganan
Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan
diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer
semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah,
cepat, dan cermat.
Ada
tiga jenis dasar word processor :
·
Word-processor yang
berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor
independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri
atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
·
Beberapa word processor digunakan secara bergabung
sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan
layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat
pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
·
Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana
digunakan program pengolahan kata (a word-processing
program).
Terdapat
beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
·
Meningkatkan
produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
·
Menambah
kepuasan kerja
·
Meningkatkan
kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
·
Menghemat
tenaga
·
Mempermudah
mengedit atau mengolah kalimat
·
Mempermudah
memperoleh kembali data yangtersimpan
·
Kemampuan
untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan
komputer-komputer lainnya.
Beberapa
kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
·
Memerlukan
perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
·
Memerlukan
pelatihan yang memadai
·
Menimbulkan
gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
·
Mengurangi
kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi
dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang
lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan
orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya
kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana
komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata teleartinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam
pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi
jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon
dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka
telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat
dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat
dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk
tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,
sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah
jumlahnya.
3. Pengiriman
Surat
Setelah
berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi,
pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan
pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari
satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian
informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak
perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks,
faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer
mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa
tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di
dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan
demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan
pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang
arsip dalam bentuk kertas.
Pengaruh
Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi
informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu
dipertimbangkan:
1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan
sebagainya)
·
Investasi
di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti
kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan
kepuasan kerja.
·
Pekerjaan
perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
·
Pekerjaan-pekerjaan
yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
·
Proses
dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
·
Pekerjaan
rutin kantor akan lebih efektif.
·
Keluwesan
pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi
peralatan yang tersedia.
·
Komunikasi
bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor
a. Keuntungan:
·
Mendorong
untuk belajar keterampilan baru.
·
Pekerjaan-pekerjaan
yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
·
Lebih
mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
·
Lebih
mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
·
Bertambahnya
kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .
·
Kesempatan
untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
·
Lebih
sedikit pekerjaan
b. Kerugian:
·
Cenderung
karyawan menjadi “ machine-minders ”.
·
Masalahkesehatan
sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan
sebagainya.
·
Kehilangan
kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
·
Implikasi
terhadap pemberi kerja.
·
Memerlukan
waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
·
Menimbulkan
keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
·
Tidak
seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya
memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang
dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah
:
·
Penghematan
biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
·
Harga
teknologi baru ini relatif murah.
·
Penghematan
biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
·
Untuk
pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari
secara cepat.
·
Produktivitas
meningkat secara cepat.
·
Keluwesan
dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai
keperluan.
·
Meningkatnya
komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.
Komentar
Posting Komentar